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• 建立時間標記

將每封歸檔郵件加上獨一無二的數位指紋 (Fingerprint) 及時間戳記 (Timestamp)，以確保資料的真實性，避免被偽造及竄改，可作為法律上有效之證據。

• 建立索引 (Indexing)

針對郵件的時間 (Date)、標頭 (Header)、本文 (Body)、附件 (Attachment) 內容做全文解析及索引，以確保歸檔郵件能被快速搜尋與調閱。附件內容查詢支援 TXT、RTF、PDF、DOC、PPT 及 XLS 等多種檔案類型。 

• 資料壓縮 (Compression)

每日對索引、郵件本體和系統日誌進行壓縮，並將發送給多個收件人的重複郵件僅儲存一份，刪除重複資料可大量節省儲存空間。

• 直覺式搜尋引擎 (Intuitive Search)

透過全文檢索或欄位檢索功能，可快速且精確地找到相關郵件，並可輕鬆地將郵件取回(Resend)、轉寄(Forward)。

• 數據加密 (Encryption) 

透過 Cello Database 加密技術、使資料保存更加安全。

• 電子資料搜尋 (eDiscovery) 

提供電子郵件法律證據管理，包含：收集、處理、 查詢、分析、保存與匯出等。 

• 高擴充性 (Scalability)

可依使用人數與郵件儲存量做有效規劃，並可橫向逐年擴充，保障 IT 投資成本。

👉   SaaS雲端服務

• 不論您是用 Exchange Online、Microsoft 365 或是 Google Workspace (G-Suite) 等雲端郵件，皆可透過 Journal 指令將郵件送往 COA 做郵件歸檔。
• 在地端 (On-premises) 的郵件系統如 Microsoft Exchange Server 可透過 Journal 指令將郵件送往 COA 做郵件歸檔。
• COA VM 是歸檔主系統，包括建立索引、資料壓縮、數據加密、歸檔儲存，以及提供 Web-based 操作介面供管理員存取。
• 雲端儲存空間需兼顧彈性擴充、隨選即用、高穩定度、數據保護及經濟實惠等。
• 管理員或使用者在擁有相關權限下可透過 Web-based 操作介面登入 COA 服務做條件式搜尋，並取回相關重要郵件。

👉   經濟實惠、節省成本

• IT 人員可節省管理時間，專注在關鍵業務上。
• 全備援 (Full redundant) 高可用性 HA 架構。
• 無需維護軟體升級、修補；硬體料件故障叫修。
• 按月計費，依照郵件帳號數及使用儲存空間增減計費。
• 一般員工自行管理搜尋取回作業，無需 IT 人員花時間處理。

👉   雲端服務、讓人放心

• 安全與穩定度最高的數據中心。
• COA 系統所有存取行為皆保存日誌紀錄、資料隱私保護遵從嚴謹 SOP。
• 7×24×365 維運處理與提供服務